💡Ítems
En la plataforma PRISMA, el módulo Item Master te permite crear y gestionar el ciclo de vida de todos los artículos de tu compañía. Una configuración detallada es clave para el correcto funcionamiento de los módulos de surtido, precios y espacios. A continuación, te explicamos paso a paso cómo completar cada campo y la información que necesitas proporcionar para lograr una gestión exitosa.
Gestión de ítems existentes
Al ingresar a Item Master, visualizarás el listado de artículos. Puedes filtrarlos por tipo, estado, comportamiento, fecha o categoría.
Los ítems pueden encontrarse en tres estados:
Nuevo: El ítem fue creado y guardado, pero no publicado.
Modificado: Un ítem existente fue editado y guardado. (Nota: Toda modificación requiere volver a publicar el ítem para que los cambios tengan efecto en el sistema).
Publicado: El ítem está guardado y activo en el sistema.
Acciones disponibles:
Nuevo Ítem: Inicia el flujo de creación.
Editar (lápiz): Modifica la información. Si los cambios afectan surtidos o precios, deberán gestionarse posteriormente en sus respectivos módulos.
Clonar (ícono de clonación): Crea una copia exacta (disponible solo para ítems en estado Publicado).
Inactivar (papelera): Por seguridad técnica, los ítems no se eliminan permanentemente, sino que se inactivan. Para verlos o reactivarlos, debes habilitar el filtro "Ver Inactivos".
Flujo de creación de un nuevo ítem
Haz clic en Nuevo Ítem, selecciona el tipo de artículo (Retail, Ingrediente, Receta, Combo o Insumo) y completa los siguientes pasos:
1. Datos Principales
Completa la información básica de identificación e impuestos:
Campo | Descripción |
Nombre | Nombre comercial del nuevo ítem. |
Descripción corta | Breve explicación o detalle del producto. |
Jerarquía (Categorización) | Selecciona el Departamento (Nivel 3), Categoría (Nivel 4) y Subcategoría (Nivel 5). |
Código Interno | Identificador único del sistema. |
IVA | Impuesto sobre el valor agregado. Debe ingresarse como un número entero (ej. para 21%, ingresa |
⚠️Borrado del ítem
Una vez borrado el ítem solo será visible en la lista activando la opción de "Ver Inactivos". (Téngase en cuenta que, desde el punto de vista técnico, los ítems no se borran; se inactivan.) Una vez activada esta vista, podrás reactivar aquellos ítems que desees.
⚠️Modificación del ítem
Las modificaciones en un ítem requieren su republicación para que los cambios sean efectivos. Las modificaciones que afecten al surtido o precios deben ser gestionadas en los módulos correspondientes.
2. Clasificación (Etiquetas)
Asigna las etiquetas correspondientes al ítem. Las etiquetas marcadas como obligatorias cargarán un valor por defecto que puedes modificar. Utiliza el botón + para añadir etiquetas adicionales si es necesario.
3. Unidades de Medida y Exhibición
Configura cómo se mide, vende y exhibe físicamente el producto:
Unidad Base: Es la unidad de medida que representa al ítem en su mínima expresión (1 unidad). Su factor de conversión no es modificable. Puedes crear unidades secundarias (ej. Pack de 6) asignando un factor de conversión correspondiente.
Unidad de Venta y Precio Inicial: Si el artículo se vende al público, activa la opción "Unidad de Venta" e ingresa un "Precio Inicial". Este será el precio base en todas las tiendas activas hasta que el módulo de Precios lo ajuste. (Excepción: Los ítems tipo "Insumo" o "Ingrediente" no admiten precio inicial, ya que no se venden directamente).
Exhibición y Volumetría: Carga imágenes (frente, lateral, superior) y define las dimensiones (alto, ancho, profundidad), límites de frentes y propiedades de apilado/rotación. Esta información alimenta el módulo de Espacios para el armado de planogramas.
⚠️Insumos e Ingredientes
En caso de crear ítems de tipo "Insumo" o "Ingrediente" no se podrá cargar un precio inicial, ya que estos no están disponibles para la venta. Ver artículo Tipos de items en Prisma
4. Reglas de Surtido
Define en qué puntos de venta estará disponible el artículo seleccionando uno de los siguientes comportamientos:
Basado en el Surtido: Su disponibilidad depende de la configuración de segmentación y clusterización de su categoría. (Módulo de Surtido)
Surtido en Puntos de Venta: Activo únicamente en las tiendas indicadas mediante excepciones de surtido.
Activo en Todos los Puntos de Venta: Disponible en toda la red de la compañía.
Solo si es Parte de Receta o Combo: Exclusivo para ingredientes e insumos. El ítem se activará únicamente en las tiendas donde se venda la receta o el combo al que pertenece (ej. el grano de café se activa solo donde se vende Café Expreso).
⚠️Tipos de bloqueo de acuerdo al tipo de ítem
Los ingredientes e insumos siempre tendrán bloqueo de venta por defecto, mientras que los combos y recetas tendrán bloqueo de compra por defecto. Ver artículo Tipos de items en Prisma
En esta pestaña podrás entonces importar excepciones de surtido y obtener un reporte del surtido. Ver artículo:
5. Proveedores, Costos e Impuestos (Habilitada si se utiliza costos por proveedor)
Selecciona el proveedor y define:
Unidad de medida de compra.
Costos e Impuestos: Si la unidad de compra agrupa varios ítems (ej. Bulto de 12), ingresa el costo total del bulto. PRISMA dividirá automáticamente el costo por unidad.
Segmentación: Si el proveedor no tiene una segmentación global configurada, puedes utilizar etiquetas de puntos de venta aquí para limitar a qué tiendas aplica este costo.
⚠️ Segmentación
En caso de haber no haber completado el campo "Segmentación" en la configuración del proveedor (https://help.prismaretail.ai/es/articles/8698869-como-crear-o-editar-proveedores) contarás con la opción de "Segmentación", mediante el cual podrás reducir de manera más específica la cantidad de puntos de venta a los cuales aplicará el costo del proveedor utilizando etiquetas de puntos de venta.
6. Inicialización de Precios
Elige cómo se calculará el precio inicial del ítem antes de pasar al módulo de Precios:
Precio Nacional: Aplica el precio configurado en el paso 3 a todas las tiendas.
Clonar Precio: Copia la estructura de precios por tienda de otro artículo existente.
⚠️En base al precio de sus componentes:
En caso de ser un ítem tipo "Combo" se contará con esta tercera opción, en donde el precio es calculado en base a la suma de precio de sus componentes. Para el calculo se toma en cuenta el precio del componente más barato de cada bloque y sólo los ítems que están activos en surtido para cada Punto de Venta.
Se podrá agregar un porcentaje de descuento para que Prisma lo tenga en cuenta al realizar el cálculo del precio del combo.
Es importante tener en cuenta que cada vez que se cambie el precio de uno de los componentes, el precio del combo también cambiará.
7. Configuración de Componentes (Solo Combos y Recetas)
Para Combos:
Los combos se estructuran en "Bloques" (ej. Bloque 1: Hamburguesas; Bloque 2: Bebidas). Añade las opciones de ítems dentro de cada bloque y sus cantidades. El sistema mostrará el costo de compra de cada bloque y el total estimado.
Para Recetas (Ingredientes y Desperdicio):
Las recetas no usan bloques, sino una lista directa de ingredientes. Al agregarlos, debes indicar el porcentaje de Desperdicio (pérdida de volumen por cocción o manipulación).
PRISMA calcula automáticamente el costo real de consumo del ingrediente utilizando la siguiente fórmula:
La cantidad inicial de la receta se divide entre (1−desperdicio), lo que nos da la cantidad total necesaria para compensar la pérdida. Este paso asegura que después del desperdicio, obtendremos la cantidad exacta que se necesita en la receta.
Se multiplica la cantidad ajustada por el factor de conversión para llevarla a la unidad de medida base configurada para el componente.
Finalmente, se multiplica la cantidad ajustada en la unidad de medida base por el costo unitario de esa medida, obteniendo así el costo final de consumo para ese ingrediente en la receta.
Recomendación: Para evitar que una receta se quede sin ingredientes en ciertas tiendas, asegúrate de que todos sus componentes tengan el comportamiento de surtido "Solo si es parte de Receta o Combo".
8. Códigos Externos
Si tu compañía utiliza una codificación distinta a la de PRISMA, puedes vincular tus códigos externos al ítem en esta sección.
9. Publicación
Una vez completadas correctamente las pestañas mencionadas podrás publicar e ítem haciendo click sobre el botón de "PUBLICAR". Se te redigirá automáticamente a la lista del Item-Master en donde podrás observar que el ítem se encuentra publicado.
🤖 Proceso de Publicación
El proceso de publicación guarda los últimos cambios, valida los requerimientos anteriores y si todos se cumplen, ejecuta los siguientes procesos:
Genera el Surtido para ese ítem tomando en cuenta el comportamiento de surtido asignado, los bloqueos de compra y de venta y las excepciones cargadas.
Genera los costos e impuestos para ese ítem para cada uno de los puntos de venta en donde ese ítem estará activo.
Genera los precios para ese item.
Genera sugerencias de precios si aplica. Si el producto es hijo de otro entonces aplica la regla de parentesco en vez de generar sugerencias.
Agrega ese ítem a futuras misiones de auditoría de precios (Mystery Shopper), si aplica.
Agrega ese item a promociones vigentes o futuras, si aplica.
Precios: Tanto las sugerencias de precios como las reglas de parentesco aplicadas al item publicado requieren luego ir a la pantalla de Decisiones de Precios para revisar/aprobar estos cambios y luego publicar los nuevos precios.
Surtidos: Finalizado el proceso de publicación de Item se requiere Publicar las Decisiones de Surtido