💡Ítems
En la plataforma, podrás crear y gestionar los distintos artículos que maneja la compañía. Cada artículo requiere que ingreses información detallada para garantizar una gestión adecuada. A continuación, te explicamos paso a paso cómo completar cada campo y la información que necesitas proporcionar.
📘Instructivo para crear Ítems
Paso 1: Acceso
Dirígete al menú designado como "Item Master". Al ingresar observarás un listado de ítems existentes en la plataforma con sus respectivos estados, los cuales pueden ser:
-Nuevo (El ítem se creó y se guardó)
-Modificado (El ítem se modificó y guardó)
-Publicado (El ítem se guardó y publicó)
Podrás filtrar los ítems de acuerdo a su tipo, estado, comportamiento de surtido, fecha de creación, categoría, etc.
Para crear un nuevo ítem clickea en el botón de "NUEVO ÍTEM" y elige el tipo de ítem a crear. Además:
- Para modificarlo: Podrás hacer click sobre el ícono del lápiz
- Para clonarlo: Click en el ícono de clonación (Solo es posible clonar aquellos ítems publicados)
- Para borrarlo: Click sobre el tacho de basura.
⚠️Borrado del ítem
Una vez borrado el ítem solo será visible en la lista activando la opción de "Ver Inactivos". (Téngase en cuenta que, desde el punto de vista técnico, los ítems no se borran; se inactivan.) Una vez activada esta vista, podrás reactivar aquellos ítems que desees.
⚠️Modificación del ítem
Las modificaciones en un ítem requieren su republicación para que los cambios sean efectivos. Las modificaciones que afecten al surtido o precios deben ser gestionadas en los módulos correspondientes.
Paso 2: Datos Principales
Se deberán completar los siguientes datos:
- Nombre: Nombre del nuevo ítem.
- Descripción corta: Breve descripción del ítem.
- Fecha de Creación: Campo no modificable.
- Departamento: Categoría nivel 3 correspondiente al ítem.
- Categoría: Categoría nivel 4 correspondiente al ítem.
- Subcategoría: Categoría nivel 5 correspondiente al ítem.
- Código Interno: Código que se utilizará para identificar al ítem
- IVA: Impuesto sobre el valor agregado. Se deberá ingresar como un número entero (Ejemplo, si se usa "0.21" se ingresa como "21").
Paso 3: Clasificación
En esta pestaña podrás ingresar los valores de etiqueta correspondientes al ítem. Aquellas etiquetas obligatorias tendrán asignado un valor por defecto que podrás modificar libremente.
En caso de necesitar agregar más etiquetas de productos, podrás clickear sobre el botón "+" para añadirlas.
Paso 4: Unidades de Medida
En esta pestaña podrás configurar las unidades utilizadas para el ítem:
1. Unidad de Medida y Unidad Base: Cuando hablamos de unidad de medida nos referimos a la unidad que representa al ítem que estamos creando. Todo ítem debe tener una unidad base, que representa al ítem en 1 sola unidad y por lo tanto que no permitirá la modificación en el campo "Factor de Conversión".
En caso de necesitar una unidad que represente por ejemplo a un pack de 6 ítems, podemos crear entonces una segunda unidad de medida que no sea unidad base y que presente un factor de conversión de 6.
2. Unidad de Venta: En caso de que el nuevo ítem presente una unidad que será vendida se deberá habilitar la opción de "Unidad de Venta".
3. Precio Inicial: En el caso de habilitar la opción de unidad de venta, se deberá además asignarle un “Precio Inicial”, el cual indica un primer precio equivalente en todos los puntos de venta en los cuales el ítem se encuentre activo.
Se dice que es “inicial”, ya que luego el módulo de precios se encarga de modificarlo de acuerdo a las preferencias del cliente.
4. Regulación: Es posible configurar regulaciones que aseguren el comportamiento del precio del ítem en un determinado rango. Para esto usamos los campos:
- Precio Máximo: Valor máximo que puede alcanzar el precio del ítem.
- Costo Máximo: Valor máximo que puede alcanzar el costo del ítem.
- Margen: Valor máximo que puede alcanzar el margen del ítem.
Al habilitar las opciones de "Forzar Precio / Costo Máximo" dichos campos se vuelven obligatorios.
5. Exhibición y volumetría: En caso de que el ítem se exhiba por ejemplo, en una góndola, heladera o mostrador, será posible cargar las imágenes del producto en su posición de frente, lateral y arriba.
A su vez, es posible ingresar las dimensiones del ítem (Alto, ancho y profundidad), sus límites de frentes y si es apilable, tumbable o rotable.
Esto tiene especial relevancia al utilizar nuestro módulo de "Espacios", ya que el rendimiento de venta del producto depende en gran parte de sus dimensiones y espacio que ocupa en los exhibidores.
⚠️Insumos e Ingredientes
En caso de crear ítems de tipo "Insumo" o "Ingrediente" no se podrá cargar un precio inicial, ya que estos no están disponibles para la venta.
Paso 5: Surtido
En esta pestaña podrás elegir el comportamiento de surtido para el ítem. De acuerdo a esta selección el ítem podrá tener un surtido de:
1. Basado en el Surtido: Implica que el ítem se encontrará activo en aquellos puntos de venta que correspondan a la configuración realizada en la pantalla de decisiones de surtido.
Este comportamiento solo se activará si la categoría asociada al artículo cuenta con valores cargados para Segmentación y Clusterización, ya que se considera la segmentación principal definida para la categoría del ítem. Sin embargo, es posible hacer excepciones mediante un importador, completando el segmento correspondiente.
2. Surtido en Puntos de Venta: El producto estará activo únicamente en los puntos de venta especificados en las excepciones de surtido.
3. Activo en Todos los Puntos de Venta: El producto estará activo en todos los puntos de venta del cliente.
4. Solo si es Parte de Receta o Combo: Este comportamiento se aplica cuando el ítem es un ingrediente o insumo. El ítem se activará únicamente si forma parte de una receta o combo activo en el punto de venta. Por ejemplo:
El ingrediente "grano de café" estará disponible en los puntos de venta que vendan "Café Expresso", ya que esta receta lo utiliza como ingrediente.
El ítem "salchicha" estará disponible si la tienda vende "pancho". El objetivo es garantizar que tanto ingredientes como insumos estén disponibles donde se necesiten.
A su vez, es necesario indicar si el ítem tiene bloqueo de compra y/o de venta (estos bloqueos son generales para todos los puntos de venta).
⚠️Tipos de bloqueo de acuerdo al tipo de ítem
Los ingredientes e insumos siempre tendrán bloqueo de venta por defecto, mientras que los combos y recetas tendrán bloqueo de compra por defecto.
En esta pestaña podrás entonces importar excepciones de surtido y obtener un reporte del surtido. Ver artículo:
Paso 6: Proveedores, costos e impuestos
En esta sección podrás definir los proveedores del ítem. Para esto deberás seleccionar algunos de los proveedores cargados en el sistema y completar:
-Unidad de medida de Compra: Podrás seleccionar alguna de las medidas de compras que existen en el sistema.
-Orden Mínima: Cantidad mínima de ítems que se deben comprar al proveedor. (Actualmente sin funcionalidad)
-Orden Máxima: Cantidad máxima de ítems que se deben comprar al proveedor.
(Actualmente sin funcionalidad)
-Costos e Impuestos: Se debe especificar el valor del costo y sus impuestos asociados. En caso de que se utilice una unidad de compra con un factor de conversión mayor a uno, por ejemplo, "B | Bulto (12)", se deberá ingresar el costo correspondiente al conjunto de los 12 ítems. Luego Prisma realiza la división correspondiente asignando el costo para cada uno de los 12 artículos.
⚠️ Segmentación
En caso de haber no haber completado el campo "Segmentación" en la configuración del proveedor (https://help.prismaretail.ai/es/articles/8698869-como-crear-o-editar-proveedores) contarás con la opción de "Segmentación", mediante el cual podrás reducir de manera más específica la cantidad de puntos de venta a los cuales aplicará el costo del proveedor utilizando etiquetas de puntos de venta.
Paso 7: Precios
En esta pestaña podrás configurar la inicialización del precio del ítem, contando con dos opciones:
- Precio Nacional: Utilizará el precio inicial indicado en la pestaña de "Unidad de Medida" y lo aplicará a las tiendas correspondientes según la configuración de surtido.
- Clonar Precio: En esta opción se podrá elegir el ítem del cual se copiará el precio, considerando el precio específico para cada punto de venta del ítem clonado. En caso de no existir precio del ítem clonado en algún punto de venta, se utilizará el precio inicial indicado en el Tab Unidad de Medida.
⚠️En base al precio de sus componentes:
En caso de ser un ítem tipo "Combo" se contará con esta tercera opción, en donde el precio es calculado en base a la suma de precio de sus componentes. Para el calculo se toma en cuenta el precio del componente más barato de cada bloque y sólo los ítems que están activos en surtido para cada Punto de Venta.
Se podrá agregar un porcentaje de descuento para que Prisma lo tenga en cuenta al realizar el cálculo del precio del combo.
Es importante tener en cuenta que cada vez que se cambie el precio de uno de los componentes, el precio del combo también cambiará.
Paso 8: Componentes (Solo en caso de Combos)
Si estás creando un combo, será necesario especificar los componentes del mismo. Los combos se dividen en bloques, en donde cada uno presenta distintas opciones para sus componentes.
Por ejemplo, podemos crear un combo "Hamburguesa + Gaseosa" en donde tendremos dos bloques, uno bloque llamado "Hamburguesa" conformado por un ítem que represente a la hamburguesa y un segundo bloque llamado "Gaseosa" conformado por varias opciones de gaseosas que pueden ser elegidas en el combo.
Es posible además, detallar la cantidad del ítem seleccionado como componente.
💲Costos de Componentes
Prisma se asegura de mostrar adicionalmente el costo de compra de cada uno de los bloques y el costo total aproximado del combo para que puedas realizar la selección de los componentes de manera segura.
Paso 8: Ingredientes (Solo en caso de Recetas)
En este paso deberás agregar los ingredientes correspondientes a la receta de una manera similar a la descripta en el caso de los combos. La única diferencia es que en este no tendremos bloques, sino que directamente tendremos los componentes.
👨🏻🍳Concepto de Desperdicio
Al indicar los componentes, se deberá además introducir el porcentaje de desperdicio para cada uno. Durante la elaboración de un producto, no todo el ingrediente utilizado llega al producto final debido a factores como cocción, manipulación o almacenamiento. Esto genera un desperdicio, lo que implica que se debe usar una cantidad mayor del ingrediente para compensar dicha pérdida.
👨🏻🍳Cálculo del costo del componente en base al desperdicio
El costo del componente se calcula de la siguiente manera:
La cantidad inicial de la receta se divide entre (1−desperdicio), lo que nos da la cantidad total necesaria para compensar la pérdida. Este paso asegura que después del desperdicio, obtendremos la cantidad exacta que se necesita en la receta.
Se multiplica la cantidad ajustada por el factor de conversión para llevarla a la unidad de medida base configurada para el componente.
Finalmente, se multiplica la cantidad ajustada en la unidad de medida base por el costo unitario de esa medida, obteniendo así el costo final de consumo para ese ingrediente en la receta.
⚠️Importante
Cualquier modificación en el surtido de los componentes puede impactar en las recetas, incluso dejándolas sin algunos de sus elementos. Por ello, se recomienda que todos los componentes mantengan un comportamiento de surtido "Solo si es parte de Receta o Combo"; de esta manera, la configuración de surtido de los componentes será la misma que la de la receta.
Paso 9: Códigos Externos
En algunos casos, los códigos de los artículos que se ingresan en la plataforma difieren de aquellos códigos utilizados en tu compañía. En esta pestaña podrás introducirlos, asociándolos al ítem.
Paso 10: Publicar
Una vez completadas correctamente las pestañas mencionadas podrás publicar e ítem haciendo click sobre el botón de "PUBLICAR". Se te redigirá automáticamente a la lista del Item-Master en donde podrás observar que el ítem se encuentra publicado.
🤖 Proceso de Publicación
El proceso de publicación guarda los últimos cambios, valida los requerimientos anteriores y si todos se cumplen, ejecuta los siguientes procesos:
Genera el Surtido para ese ítem tomando en cuenta el comportamiento de surtido asignado, los bloqueos de compra y de venta y las excepciones cargadas.
Genera los costos e impuestos para ese ítem para cada uno de los puntos de venta en donde ese ítem estará activo.
Genera los precios para ese item.
Genera sugerencias de precios si aplica. Si el producto es hijo de otro entonces aplica la regla de parentesco en vez de generar sugerencias.
Agrega ese ítem a futuras misiones de auditoría de precios (Mystery Shopper), si aplica.
Agrega ese item a promociones vigentes o futuras, si aplica.
Precios: Tanto las sugerencias de precios como las reglas de parentesco aplicadas al item publicado requieren luego ir a la pantalla de Decisiones de Precios para revisar/aprobar estos cambios y luego publicar los nuevos precios.
Surtidos: Finalizado el proceso de publicación de Item se requiere Publicar las Decisiones de Surtido